La signature électronique fait gagner un temps plutôt considérable. Elle facilite aussi les différents processus de signature et améliore ainsi l’expérience client. Autrement dit, elle se trouve être une solution bien plus satisfaisante que la signature manuscrite. Pourtant, il n’est pas toujours évident de connaître comment la signature électronique fonctionne vraiment. D’ailleurs, bon nombre de personnes n’en connaissent pas encore sa signification. Pour mieux exploiter la signature électronique dans votre entreprise, il est tout d’abord essentiel de connaître les notions de base.
Une signature numérique : qu’est-ce que cela signifie ?
La signature électronique est constituée de trois éléments indissociables : le signataire, le document ainsi que le logiciel de signature électronique. À l’instar de la signature manuscrite, la signature électronique a pour principal but de rendre authentique un document et d’identifier le signataire. Conformément à la loi inscrite au droit français, la signature numérique dispose donc de la même valeur que la signature manuscrite.
Autrement dit, vous n’avez plus besoin d’imprimer ou de scanner vos documents. Il vous suffit tout simplement d’apposer votre signature numérique depuis n’importe quel support numérique. Notamment, il peut s’agir de votre ordinateur de bureau, votre téléphone mobile, votre tablette… Facilitez votre tâche en optant pour la signature électronique.
Effectivement, tout outil de signature numérique doit être conforme aux conditions et aux normes fixées par la loi européenne eiDAS. Ainsi, la signature numérique engage de ce fait le signataire de manière équivalente. Pour en savoir plus à ce sujet, collectez plus d’information en visitant plugnsign.com.
Les différentes sortes d’atouts de la signature électronique
L’un des principaux atouts de la signature numérique est de façon évidente le gain de temps. Les entreprises et les collaborateurs n’ont plus besoin de passer par les procédures d’impression pour signature. Cela permet donc de gagner un temps important.
De même, la signature électronique permet d’accélérer les processus commerciaux, les processus de recrutement et bien d’autres encore. Vous n’êtes plus obligé d’attendre que vos cadres supérieurs reviennent pour pouvoir entamer la signature. Aussi, avec la signature électronique, il est tout à fait possible de prendre connaissance des documents et d’entamer la signature, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.
Mis à part ces avantages internes de la signature numérique, elle permet également de bénéficier d’une nette amélioration de l’expérience client ou partenaire. Ces derniers peuvent signer facilement les documents que vous leur avez envoyés et de vous les retourner une fois signés. La signature électronique dispose alors d’un aspect pratique et permet d’économiser un maximum de temps pour ce qui est de la signature des documents.
Signature numérique : comment est-ce qu’elle fonctionne exactement ?
Pour commencer, la signature numérique est une opération totalement en ligne. Il vous suffit de vous munir d’un Smartphone ou d’un ordinateur pour pouvoir signer numériquement. Mais avant de vous lancer dans cette initiative, il vous faut d’abord trouver le bon outil de signature électronique. Pour y arriver, vous devez donc considérer plusieurs nombres de paramètres à savoir un outil qui est hautement sécurisé, qui dispose d’une valeur légale, qui peut opter pour les niveaux de signature électronique, etc.
Aussi, avant de signer, vous devez d’abord générer un document et créer des accords commerciaux en ligne. Il est important de ne pas oublier de mettre les noms, les adresses e-mail ainsi que les contacts du signataire pour chaque formulaire.
Après cela, les signataires peuvent procéder à la vérification des documents que vous leur avez envoyée par e-mail. La signature électronique permet donc de sceller le document. La dématérialisation de la signature garantit une sécurité optimale du fait qu’elle peut valider l’ensemble des pages tout en regroupant les paraphes et la signature.
Les autres points que vous devez absolument connaître
Il est aussi important de savoir qu’il existe trois niveaux de sécurité en ce qui concerne la signature numérique. Notamment la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée. Ces trois sortes de signatures doivent toujours être conformes aux normes de base que ce soit pour le respect de la réglementation, un certificat électronique et un système de vérification pour ce qui est de l’identité du signataire.
Le niveau de sécurité d’une signature simple est plutôt basique, mais elle dispose tout de même d’une valeur juridique. Elle est très souvent utilisée pour des actes fréquents à faibles risques financiers ou juridiques, mais peut aussi se renforcer par un code d’authentification. En ce qui concerne la signature avancée, elle dispose d’un niveau de sécurité bien plus élevé. En optant pour ce type de signature, vous serez assuré que le document signé ne pourra plus être changé.
Pour ce qui est de la signature qualifiée, c’est bien évidemment la signature qui dispose du plus haut niveau de sécurité. Avec ce type de signature, l’authentification doit s’effectuer en face à face en amont. Lors d’une rencontre physique préalable, le client reçoit un moyen d’identification personnalisé. Cela peut donc s’agir d’une clé ou d’un boîtier qui peut générer un code unique pour chaque signature numérique.