Entré en vigueur au sein de l’Union européenne depuis le 25 mars 2018, le RGPD impose à tout organisme qui traite des données personnelles à mettre en place de mesures qui assurent la protection de ces données. Le registre de traitements des données prouve alors qu’une entreprise ou une institution est en conformité avec la loi. Mais, comment faciliter la tenue de ce registre ?
Utiliser un bon logiciel RGPD.
L’utilisation d’un logiciel RGPD permet de faciliter la tenue d’un registre de traitements des données effectuée par une entreprise. En effet, il permet d’identifier des irrégularités de traitement et de consulter facilement l’historique des modifications. Il permet également au traitant de protéger efficacement les données et d’avoir rapidement une vue d’ensemble sur l’état du traitement des données. Sachez qu’il existe plusieurs logiciels qui peuvent vous aider à réaliser cette tenue de registre. Mais pour trouver le bon outil qui convient le plus à votre entreprise, vous devez effectuer un comparatif des solutions apportées, les technologies et les fonctionnalités associées par le logiciel. L’ergonomie, la capacité de faire des audits de conformité et le coût du logiciel sont aussi des critères importants à considérer lors de votre choix. Le logiciel registre des traitements rgpd appelé DPO (data protection officer ou délégué à la protection des données en français) est par exemple un outil de contrôle efficace que vous pouvez utiliser pour assurer la sécurité de vos données. En effet, il permet de contrôler toutes les données renseignées dans diverses applications de l’entreprise et aussi de détecter s’il y a des données sensibles dont le RGPD interdit le traitement. Vous pouvez également utiliser le CRM et bien d’autres. Quoi qu’il en soit, il faut que l’outil puisse à la fois assurer la protection et la sécurité des données et répondre au budget de votre société. Rendez-vous sur un site spécialisé pour en savoir plus sur le logiciel rgpd.
Autres conseils pour faciliter la tenue d’un registre des traitements.
Vous devez être méthodique pour maintenir la conformité du registre des traitements. Pour ce faire, vous devez :
· Désigner une personne pour s’occuper de la tenue et attribuer les ressources financières et humaines appropriées ;
· Désigner un responsable du traitement ;
· Informer tout le personnel qui exerce une activité pouvant affecter la tenue du registre du nouveau règlement entré en vigueur ;
· Examiner toutes les procédures liées à la protection des données personnelles ;
· Déterminer et classer chaque type de traitement ;
· Détecter les données qui ont été transférées en dehors de l’Union européenne ;
· Fournir des retours d’information réguliers ;
· Établir une trame de registre afin de préciser l’objectif du traitement (vous pouvez consulter le modèle développé par la CNIL) ;
· Souvent réviser le système de protection (c’est une opération réalisée en collaboration du Responsable du Traitement et de la Direction des systèmes d’information).
En plus de l’utilisation d’un logiciel rgpd, voire un logiciel registre rgpd, vous pouvez également appliquer ces conseils pour faciliter la tenue de votre registre des traitements.
Qui est concerné par la tenue d’un registre de traitements des données ?
L’obligation de tenir un registre des traitements concerne tous les organismes qui traitent des données à caractère personnelles, qu’ils soient publics ou privés et quelles que soient leur activité et leur taille. Cette règle est prévue par l’article 30 du RGPD qui impose à toute entreprise et administration employant plus de 250 salariés à tenir un registre de traitement des données complet et à jour. Même les organismes qui emploient moins de 250 personnes doivent également tenir un registre des traitements s’ils traitent des données sensibles comme les opinions politiques ou les tendances religieuses… C’est aussi le cas des traitements sur une personne de catégorie particulière (salarié, condamné…) Récemment, le RGPD a apporté une nouvelle obligation pour les sous-traitants des données personnelles de tenir aussi un registre des traitements. Il y a comme les prestataires de services informatiques, les agences de communication de marketing qui traitent les données pour le compte de leurs clients.
Sachez que le non-respect à cette loi entraîne de diverses sanctions.